Les processus à forte intensité de papier ne sont pas seulement une perte de temps, ils peuvent également entraîner une baisse de productivité dans votre entreprise. Les systèmes de gestion de documents offrent un moyen efficace d’organiser vos documents professionnels et de rétablir l’ordre dans votre organisation.
Six questions à poser à votre fournisseur de système de gestion de documents
Cependant, trouver un SGD idéal pour votre entreprise peut être une tâche laborieuse. Elle implique souvent de nombreuses recherches, et le fait de disposer d’une liste de questions sur les SGD à prendre en compte peut considérablement faciliter ce processus. Examinons les dix questions que vous devriez poser à votre fournisseur de système documentaire :
1. Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents ?
Un système de gestion documentaire est un système de classement électronique qu’une organisation peut utiliser pour organiser tous ses documents papier et numériques. Le logiciel télécharge tous les documents papier à l’aide d’un scanner. Un système de gestion de documents vous permet de saisir des balises et des métadonnées qui sont utilisées pour organiser tous les fichiers stockés. Les systèmes de gestion de documents sont dotés de moteurs de recherche intégrés qui permettent aux utilisateurs de naviguer dans leurs vastes bibliothèques de documents pour accéder aux fichiers appropriés. Ils sont également dotés de paramètres d’autorisation qui garantissent que seules les bonnes personnes peuvent accéder à des informations précieuses.
Voici quelques-unes des caractéristiques essentielles d’un système de gestion de documents :
- La recherche par mots-clés.
- Des outils de surveillance qui vous permettent de voir quels utilisateurs accèdent à vos documents.
- L’accès autorisé aux documents de valeur.
- Le stockage de différents types de documents tels que les courriels, les feuilles de calcul, les fichiers de traitement de texte et les fichiers PDF.
- Prise en charge de l’accès, du partage et de la modification des documents.
- Outils de contrôle des versions qui suivent les modifications apportées aux documents et aident à récupérer les anciennes versions.
- Des contrôles qui régulent le moment où les documents périmés sont supprimés.
2. Que devez-vous rechercher dans un système de gestion de documents ?
Il y a plusieurs caractéristiques essentielles à rechercher dans un système de gestion de documents. Vous devez faire connaître vos besoins à votre fournisseur de système de gestion de documents afin d’obtenir des spécifications techniques et des prix. Au minimum, votre système de gestion de documents doit comporter les éléments suivants. Sécurité – le système de gestion de documents doit vous permettre de déterminer qui peut utiliser des fichiers et des dossiers spécifiques. Vous devez être en mesure de définir des autorisations d’accès pour différents employés. Facilité d’utilisation – un bon système de gestion de documents ne doit pas être trop difficile à utiliser pour vos employés. Il est difficile d’obtenir l’adhésion totale de votre personnel si le logiciel est difficile à utiliser.
Structure des fichiers
Vous devez choisir un logiciel de gestion de documents dont la structure des fichiers est facile à utiliser et à comprendre par vos employés.
Numérisation
Tout système de gestion de documents digne de ce nom disposera d’une variété de scanners pour faciliter le téléchargement des documents papier.
Recherche
Votre système de gestion de documents doit vous offrir un moyen rapide et facile de trouver des fichiers. Il doit être possible de rechercher des documents à partir du nom du fichier, de son contenu et de la date de sa dernière modification. Accès mobile – il y a de fortes chances que votre personnel ait besoin d’accéder à des documents depuis leurs tablettes et leurs smartphones. Vous devez donc choisir un système de gestion des documents qui prend en charge plusieurs appareils.
3. Proposez-vous des systèmes de gestion documentaire spécifiques à un secteur d’activité ?
La gestion des documents n’est pas généralisée à toutes les entreprises. Les documents que vous produisez sont basés sur de nombreux facteurs uniques qui incluent l’industrie dans laquelle vous opérez. Si, par exemple, vous opérez dans le secteur manufacturier, l’utilisation d’un système de gestion de documents conçu pour les entreprises du secteur de l’éducation pourrait entraver vos opérations au lieu de faciliter votre travail. Votre fournisseur de logiciels de gestion de documents doit comprendre votre secteur d’activité et les défis spécifiques auxquels il est confronté afin d’être mieux à même de vous aider à obtenir les meilleures solutions. Un fournisseur qui connaît les tenants et les aboutissants de votre secteur sera en mesure de personnaliser un système qui répondra aux besoins uniques de votre entreprise. Si un fournisseur de logiciels n’est pas en mesure de proposer des solutions personnalisées, il vous sera difficile d’intégrer le système dans vos processus d’entreprise actuels.
4. Allez-vous aider au processus de transition du système de gestion des documents ?
Il ne suffit pas d’avoir un système de gestion de documents s’il ne fonctionne pas comme vous l’aviez prévu. Pour que vous puissiez l’utiliser efficacement, votre fournisseur de système de gestion de documents doit faciliter votre transition vers le nouveau système. Il doit vous offrir une assistance dès le début du processus de conversion des documents et longtemps après le lancement officiel du système. Pour vous assurer que vous obtiendrez l’assistance dont vous avez besoin une fois que vous aurez commencé à utiliser votre nouveau logiciel, vous devez demander directement à votre fournisseur de logiciels s’il offre une assistance et quel type d’assistance il propose. Un fournisseur de système fiable doit prendre en charge à la fois le logiciel et le matériel. Une assistance fiable est essentielle car elle permettra d’éliminer ou de minimiser les perturbations susceptibles d’empêcher votre système de gestion documentaire de devenir un élément essentiel de votre processus commercial.
5. Les systèmes de gestion de documents que vous proposez peuvent-ils être intégrés à mon logiciel actuel ?
Votre entreprise utilise déjà des systèmes logiciels qui facilitent vos opérations quotidiennes. L’introduction d’un système de gestion de documents ne doit pas vous obliger à abandonner vos autres solutions ou à déployer des efforts redondants. Votre système de gestion de documents doit donc s’intégrer de manière transparente aux autres systèmes essentiels de votre entreprise afin d’éviter tout problème inutile.
6. Quels problèmes de gestion documentaire votre logiciel résout-il ?
La gestion documentaire ne se résume pas à l’achat et à l’installation d’un logiciel. Vous devez vous assurer que vous obtenez une solution qui répond aux besoins de votre entreprise en matière de gestion documentaire. Pour identifier les problèmes que vous devez résoudre, demandez à vos employés quels problèmes ils rencontrent au quotidien. Voir cette page https://evok.com/fr/gestion-electronique-documents/ qui vous en dira encore plus sur le sujet