Les choses qui ont changé l’Histoire de la gestion électronique des documents

GESTION DE DOCUMENTS

Tout au long de l’histoire, la gestion des documents a apporté à la race humaine autant de joie que de frustration totale. Bien que l’on ne puisse attribuer à personne l’invention de la gestion des documents, le premier système connu a été créé par des tribus nomades qui écrivaient sur les murs des grottes. Au fil du temps, ce système a évolué pour devenir le système de parchemins utilisé par la Rome antique et, à l’approche de la fin des années 1800, la race humaine s’appuyait toujours sur une forme très primitive de gestion des documents. Mais au cours du siècle suivant, huit événements ont changé à jamais l’histoire de la gestion des documents.

Le classeur

À la fin du XIXe siècle, un jeune homme du nom d’Edwin Seibels a vu un monde souffrant d’A.D.M.D. (Acute Document Management Disorder), et il savait qu’il devait y avoir un moyen de guérir le monde de cette maladie. Il a rapidement inventé l’armoire à dossiers et, grâce à elle, M. Seibels a changé la façon dont les humains stockaient et géraient les documents à partir de ce moment-là.

Le serveur

Si le classeur a bien fonctionné pour gérer les documents, sa popularité a aussi été sa malédiction, car il a commencé à s’empiler dans tous les bureaux. Cette situation a changé avec une innovation puissante et perturbatrice qui a changé la donne : l’informatique. En commençant par des ordinateurs centraux puissants et centralisés, puis en évoluant vers une architecture client/serveur distribuée, les organisations ont désormais la possibilité de stocker des documents sous forme électronique.

Le PC

Lorsque les PC ont commencé à être distribués et connectés sur un réseau local (LAN), les entreprises ont pu créer et stocker des documents sur leur ordinateur – le pouvoir à l’utilisateur ! Mais les PC distribués et gérés par le réseau local envoyaient des documents non structurés éparpillés un peu partout. Les déficiences du réseau dans la façon dont les documents étaient organisés (par exemple, la convention de dénomination à huit points et trois caractères et le manque de contrôle des documents) ont causé de nombreux problèmes. Il n’existait aucun contrôle de version, aucune ne piste d’audit et le manque de sécurité était endémique. Bien que le PC ait changé la donne, le monde non structuré des PC distribués a fait naître le besoin de systèmes de gestion de documents.

Systèmes de gestion électronique de documents

Lorsque la gestion électronique des documents (GED) a commencé à gagner en popularité dans les années 80, il s’agissait d’un outil compliqué qui ne pouvait être géré que par un opérateur de centre de traitement de texte (qu’il repose en paix). Au fur et à mesure que les outils se développaient, la tâche était confiée aux secrétaires qui créaient, nommaient et stockaient les documents. Ce n’est que lorsque les entreprises se sont dotées de systèmes conviviaux au début des années 90 que les travailleurs intellectuels (par exemple, les directeurs commerciaux, les avocats) ont commencé à utiliser eux-mêmes le SGD. Cette évolution s’est poursuivie et, aujourd’hui, la gestion des documents n’est pas seulement utilisée par les secrétaires et leurs patrons, mais sert à favoriser une collaboration complète avec les clients, les co-conseils et les parties adverses.

Le moteur de recherche

Avec des milliers de documents numériques éparpillés partout, la question de la localisation des documents est devenue de plus en plus importante. Ce problème a suscité une autre innovation qui a changé la donne. Les fournisseurs de SGD ont commencé à intégrer la recherche plein texte de manière transparente dans le SGD. Désormais, tout comme n’importe quel Trekkie peut aller sur Google et apprendre tout ce que l’homme sait sur Spock et la race Vulcain, les entreprises peuvent désormais accéder à leur service de gestion de documents et trouver n’importe quel document dans le système en quelques secondes.

Le scanner

Même avec la prolifération des ordinateurs, les documents papier étaient encore partout visibles. Cela a changé en 1985 avec l’introduction du premier scanner informatique. Bien que le travail de conversion d’une pièce remplie de documents papier en documents électroniques ait probablement causé des migraines à de nombreuses secrétaires, il a finalement permis aux entreprises de se passer de papier et d’obtenir une meilleure organisation et un meilleur contrôle des documents. La technologie des scanners s’est considérablement améliorée et, aujourd’hui, n’importe qui peut prendre un document de 50 pages, y apposer un code-barres et le numériser automatiquement et directement dans sa GED, prêt à être édité, partagé et collaboré.

Le nuage

Lorsque l’Internet a été inventé par Al Gore (ou quelqu’un d’autre), la façon dont les entreprises géraient les documents a été modifiée une fois de plus. Les entreprises n’avaient plus besoin d’acheter des serveurs coûteux pour héberger localement leurs données, ni de payer une équipe informatique nombreuse pour en assurer la maintenance. Au lieu de cela, elles pouvaient externaliser leurs serveurs, leur personnel informatique et leurs anciens logiciels vers le cloud. Avec le modèle SaaS (Software-as-a-Service), l’infrastructure de la GED est déjà intégrée dans le cloud, et le logiciel est prêt à être utilisé à la demande, accessible via un navigateur Web. Et comme les documents ne sont pas stockés localement dans les bureaux de l’entreprise, les utilisateurs ont la liberté de créer, modifier et partager des documents en déplacement, où qu’ils soient dans le monde. Le modèle SaaS a également permis aux petites entreprises, qui n’avaient auparavant pas les moyens de s’offrir une gestion documentaire, de profiter des avantages d’une GED car le SaaS leur permet de ne payer que ce dont elles ont besoin.

Le téléphone intelligent

Alors que les solutions de gestion de documents en mode SaaS permettaient d’accéder aux documents partout et à tout moment, nous voyons les smartphones franchir une étape supplémentaire en faisant de “l’information au bout des doigts” une réalité. Les utilisateurs peuvent désormais accéder à l’ensemble de leur base de données documentaire, effectuer des recherches dans ces documents et les partager en externe avec n’importe qui dans le monde, directement depuis leur iPhone ou tout autre smartphone doté d’un navigateur. L’innovation se poursuivant à un rythme toujours plus rapide, nous ne pouvons que nous demander ce qui attend la gestion des documents dans les années à venir. Un article proposé par : https://evok.com/fr/gestion-electronique-documents/

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